Wydział Organizacji i Administracji

Kierownik: Jolanta Łaszewska
Telefon: 56 669 39 14
Lokalizacja: Szosa Chełmińska  30/32 B

Do zakresu zadań Wydziału Organizacji i Administracji należy w szczególności:

• współudział w opracowywaniu projektów aktów normatywnych Dyrektora WUP i prowadzenie ich ewidencji,
• współpraca z organami administracji publicznej w zakresie spraw organizacji i zarządzania,
• prowadzenie ewidencji porozumień zawieranych przez samorząd województwa z właściwymi ministrami na realizację przez WUP określonych projektów i zadań oraz umów zawieranych z jednostkami samorządu terytorialnego,
• ewidencja oraz koordynowanie rozpatrywania skarg, wniosków i petycji we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi,
• ewidencja oraz koordynowanie rozpatrywania dostępu do informacji publicznej w Urzędzie we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi,
• prowadzenie ewidencji upoważnień i pełnomocnictw, z wyłączeniem upoważnień i pełnomocnictw dot. przetwarzania danych osobowych,
• ustalanie zasad oraz nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów w WUP,
• administrowanie elektronicznym obiegiem dokumentów,
• obsługa głównych kont pocztowych elektronicznych WUP,
• organizowanie i prowadzenie sekretariatu WUP,
• organizowanie i prowadzenie kancelarii WUP,
• prowadzenie archiwum zakładowego WUP, oraz sprawowanie nadzoru nad prowadzeniem składnic akt,
• współudział w obsłudze organizacyjnej spotkań organizowanych przez WUP,
• współudział w opracowywaniu projektu planu finansowego zadań administracyjno-gospodarczych WUP,
• opracowywanie projektów umów zawieranych przez WUP dotyczących techniczno-administracyjnego funkcjonowania urzędu oraz nadzór nad ich realizacją z wyłączeniem umów z obszaru IT,
• prowadzenie rejestru przygotowywanych przez poszczególne komórki organizacyjne umów zleceń i umów o dzieło,
• sporządzanie planów zakupów, analiza potrzeb zgłaszanych przez komórki organizacyjne Urzędu oraz zaopatrzenie pracowników w środki techniczno-biurowe,
• prowadzenie ewidencji środków trwałych, w tym opiniowanie spraw dotyczących gospodarowania mieniem w WUP,
• wnioskowanie spraw z zakresu sprzedaży, oddania w najem, nieodpłatnego przekazania lub likwidacji w urzędzie środków trwałych oraz przedmiotów nietrwałych,
• planowanie, nadzór i uczestniczenie w odbiorach prac remontowych i inwestycyjnych realizowanych przez WUP,
• zabezpieczanie napraw i konserwacji urządzeń i instalacji oraz sprawowanie nadzoru i monitorowanie zawartych przez urząd umów związanych z funkcjonowaniem budynków oraz umów zawartych z dostawcami mediów i usług,
• prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych i pieczątek oraz ich aktualizowanie,
• planowanie i realizacja zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej w Urzędzie,
• obsługa transportowa, prowadzenie gospodarki samochodowej oraz dokumentacji przebiegu samochodów służbowych,
• sprawowanie nadzoru nad realizacją zadań obronnych i obrony cywilnej.