Wydział Organizacji i Administracji

Kierownik: Jolanta Łaszewska
Telefon: 56 669 39 14
Lokalizacja: Szosa Chełmińska  30/32 B

Do zakresu zadań Wydziału Organizacji i Administracji należy w szczególności:

• prowadzenie spraw związanych z prawidłowym funkcjonowaniem WUP, w tym współudział w opracowywaniu projektów aktów normatywnych Dyrektora WUP i prowadzenie ich ewidencji,
• współpraca z organami administracji publicznej w zakresie spraw organizacji i zarządzania,
• prowadzenie ewidencji porozumień zawieranych przez samorząd województwa z Ministrami na realizację przez WUP określonych projektów i zadań oraz umów zawieranych z jednostkami samorządu terytorialnego,
• prowadzenie nadzoru rozpatrywania i załatwiania w WUP skarg i wniosków
• prowadzenie ewidencji i dokumentacji kontroli zewnętrznej,
• prowadzenie ewidencji upoważnień i pełnomocnictw,
• ustalenie zasad oraz nadzór nad sprawnym i właściwym postępowaniem z korespondencją i dokumentacją,
• administrowanie elektronicznym obiegiem dokumentów,
• obsługa głównych kont pocztowych elektronicznych WUP,
• organizowanie i prowadzenie sekretariatu WUP,
• organizowanie i prowadzenie kancelarii WUP,
• obsługa organizacyjno-techniczna posiedzeń organizowanych przez WUP,
• współudział w opracowywaniu projektu planu finansowego zadań administracyjno-gospodarczych WUP,
• nadzorowanie realizacji budżetu w zakresie wydatków przeznaczonych na funkcjonowanie WUP,
• opracowywanie, prowadzenie rejestru i gromadzenie umów zawieranych przez WUP dotyczących techniczno-administracyjnego funkcjonowania urzędu, wnioskowanie w zakresie ich aktualizowania,
• prowadzenie rejestru przygotowywanych przez poszczególne komórki organizacyjne umów zleceń i umów o dzieło,
• prowadzenie ewidencji środków trwałych, w tym opiniowanie spraw dotyczących gospodarowania mieniem w WUP,
• wnioskowanie spraw z zakresu sprzedaży, oddania w najem, nieodpłatnego przekazania lub likwidacji w urzędzie środków trwałych oraz przedmiotów nietrwałych,
• planowanie i realizacja zadań inwestycyjnych, remontów i modernizacji pomieszczeń,
• uczestniczenie w odbiorach inwestycji realizowanych na rzecz WUP oraz potwierdzanie ich odbioru w protokołach,
• prowadzenie archiwum zakładowego WUP,
• zabezpieczenie napraw i konserwacji urządzeń poligraficznych i sprzętu telekomunikacyjnego,
• prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych i pieczątek oraz ich aktualizowanie,
• prowadzenie spraw z zakresu ochrony przeciwpożarowej, dozoru oraz zabezpieczenie utrzymania czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez WUP,
• koordynacja wyjazdów służbowych kierowców i prowadzenie ewidencji ich czasu pracy oraz rozliczanie paliwa.
• opracowywanie i uaktualnianie niezbędnej dokumentacji obronnej i obrony cywilnej oraz wszelkich instrukcji zapewniających sprawne funkcjonowanie WUP,
• sprawowanie nadzoru nad realizacją zadań obronnych i obrony cywilnej.