Wydział Organizacji i Administracji
Kierownik: Jolanta Łaszewska
Telefon: 56 669 39 14
Lokalizacja: Szosa Chełmińska 30/32 B
Do zakresu zadań Wydziału Organizacji i Administracji należy w szczególności:
- prowadzenie spraw związanych z prawidłowym funkcjonowaniem WUP, w tym współudział w opracowywaniu projektów aktów normatywnych Dyrektora WUP i prowadzenie ich ewidencji,
- współpraca z organami administracji publicznej w zakresie spraw organizacji i zarządzania,
- prowadzenie ewidencji porozumień zawieranych przez samorząd województwa z Ministrami na realizację przez WUP określonych projektów i zadań oraz umów zawieranych z jednostkami samorządu terytorialnego,
- prowadzenie nadzoru rozpatrywania i załatwiania w WUP skarg i wniosków
- prowadzenie ewidencji i dokumentacji kontroli zewnętrznej,
- prowadzenie ewidencji upoważnień i pełnomocnictw,
- ustalenie zasad oraz nadzór nad sprawnym i właściwym postępowaniem z korespondencją i dokumentacją,
- administrowanie elektronicznym obiegiem dokumentów,
- obsługa głównych kont pocztowych elektronicznych WUP,
- organizowanie i prowadzenie sekretariatu WUP,
- organizowanie i prowadzenie kancelarii WUP,
- obsługa organizacyjno-techniczna posiedzeń organizowanych przez WUP,
- współudział w opracowywaniu projektu planu finansowego zadań administracyjno-gospodarczych WUP,
- nadzorowanie realizacji budżetu w zakresie wydatków przeznaczonych na funkcjonowanie WUP,
- opracowywanie, prowadzenie rejestru i gromadzenie umów zawieranych przez WUP dotyczących techniczno-administracyjnego funkcjonowania urzędu, wnioskowanie w zakresie ich aktualizowania,
- prowadzenie rejestru przygotowywanych przez poszczególne komórki organizacyjne umów zleceń i umów o dzieło,
- prowadzenie ewidencji środków trwałych, w tym opiniowanie spraw dotyczących gospodarowania mieniem w WUP,
- wnioskowanie spraw z zakresu sprzedaży, oddania w najem, nieodpłatnego przekazania lub likwidacji w urzędzie środków trwałych oraz przedmiotów nietrwałych,
- planowanie i realizacja zadań inwestycyjnych, remontów i modernizacji pomieszczeń,
- uczestniczenie w odbiorach inwestycji realizowanych na rzecz WUP oraz potwierdzanie ich odbioru w protokołach,
- prowadzenie archiwum zakładowego WUP,
- zabezpieczenie napraw i konserwacji urządzeń poligraficznych i sprzętu telekomunikacyjnego,
- prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych i pieczątek oraz ich aktualizowanie,
- prowadzenie spraw z zakresu ochrony przeciwpożarowej, dozoru oraz zabezpieczenie utrzymania czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez WUP,
- koordynacja wyjazdów służbowych kierowców i prowadzenie ewidencji ich czasu pracy oraz rozliczanie paliwa.
- opracowywanie i uaktualnianie niezbędnej dokumentacji obronnej i obrony cywilnej oraz wszelkich instrukcji zapewniających sprawne funkcjonowanie WUP,
- sprawowanie nadzoru nad realizacją zadań obronnych i obrony cywilnej.